Organisatorische, logistische und kommunikative Unterstützung der Jubiläumsveranstaltung von Volkswagen
Erfahrung, die sich im Produktionsumfeld bewährt
Seit 12 Jahren arbeiten wir ununterbrochen an der Realisierung von Veranstaltungen für die Volkswagen-Strukturen in Polen. In dieser Zeit haben wir 58 große Eventprojekte umgesetzt und dabei einen Arbeitsstandard entwickelt, der auf Sicherheit, organisatorischer Präzision und einem tiefen Verständnis für die Besonderheiten von Industrieanlagen basiert.
Zu unseren Realisierungen zählen unter anderem Veranstaltungen auf dem Gelände von:
- dem Volkswagen Crafter Werk in Września,
- dem Volkswagen Caddy Werk in Antoninek,
- dem Motorenwerk in Polkowice,
- dem Werk für Sonderaufbauten Nr. 4 in Swarzędz,
- städtischen Veranstaltungsflächen in Poznań,
- Stadien und Messegeländen.
Diese Erfahrung ist für die geplante Veranstaltung in Hannover von besonderem Wert. Wir kennen die Anforderungen der Eventorganisation im industriellen Umfeld genau: räumliche Einschränkungen, die Notwendigkeit, den reibungslosen Betrieb des Werks aufrechtzuerhalten, hohe Sicherheitsanforderungen, große Besucherströme sowie die Notwendigkeit einer präzisen Koordination jeder einzelnen Projektphase.
Alle im Video gezeigten Materialien stammen aus unseren Realisierungen für Volkswagen Poznań.
Vertrauen, das über Jahre gewachsen ist
Gemeinsam mit den Volkswagen Teams hatten wir die Möglichkeit, Projekte zu realisieren, die ein hohes Maß an Skalierbarkeit, operativer Stabilität und Flexibilität erforderten. Im Verlauf der langjährigen Zusammenarbeit haben wir gemeinsam Herausforderungen gemeistert, die unter anderem mit folgenden Aspekten verbunden waren:
- den Besonderheiten von Industriegeländen,
- der Steuerung großer Besucherströme,
- wechselnden Wetterbedingungen,
- der Notwendigkeit, eine attraktive Veranstaltungsform mit den organisatorischen Anforderungen eines laufenden Werksbetriebs zu verbinden.
Besonders schätzen wir die Zusammenarbeit mit den Personen auf Seiten von Volkswagen, die diese Erfolge mitgestaltet haben, darunter unter anderem Dawid Niemczyk, Mariusz Kałużny und Katarzyna Salomończyk. Gerade solche Beziehungen, die auf Vertrauen und Verlässlichkeit basieren, ermöglichen die Umsetzung ambitionierter Projekte, die zugleich sicher, professionell und operativ präzise ausgearbeitet sind.
Projekte, die in Erinnerung bleiben
Einer der wichtigsten Meilensteine in unserer Geschichte war die Realisierung des 25-jährigen Jubiläums von Volkswagen Poznań. Dieses Projekt wurde mit dem renommierten MP Power Award für die Gesamtleistung in Konzeption und Umsetzung ausgezeichnet. Insgesamt haben wir gemeinsam mit Volkswagen Poznań vier Branchenpreise gewonnen – ein Beleg nicht nur für die kreative Qualität, sondern auch für das hohe Niveau in Ausführung und Projektsteuerung.
Zu unseren bekanntesten Realisierungen zählen außerdem neun Ausgaben der Weihnachtsveranstaltung, die auf dem Gelände der Internationalen Messe Poznań stattfand. Jede Ausgabe wurde von rund 12.000 Gästen besucht, und das Projekt selbst hat sich dauerhaft im Kalender bedeutender Familienveranstaltungen der Stadt Poznań etabliert.
Bis heute realisieren wir Veranstaltungen, die im Markt als besonders wahrgenommen werden – in Bezug auf Organisationsqualität, Größenordnung und produktionelle Verantwortung.
Die Stärke unseres Teams
Unsere Marktposition ergibt sich nicht allein aus der Anzahl der realisierten Projekte. Sie ist ebenso das Ergebnis der Erfahrung der Menschen, die seit Jahren die Qualität unserer Agentur prägen.
- Maciej Sobkowiak – 25 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von Eventprojekten
- Katarzyna Boszko – 15 Jahre Erfahrung in der Branche
- Regina Paupa – 15 Jahre Erfahrung in der Branche
Unsere Unternehmen
Marktführer vertrauen uns
Nicht nur Marken aus dem Automotive-Sektor vertrauen auf unsere Erfahrung, sondern auch führende internationale Konzerne und Institutionen, darunter unter anderem Nestlé, L’Oréal, Crédit Agricole, Deloitte, Janssen und viele weitere.
Das bestätigt, dass wir sowohl imageprägende Projekte als auch Vorhaben mit einem hohen Maß an operativer Komplexität erfolgreich umsetzen können.
Warum wir der richtige Partner sind
Wir sind überzeugt, dass die Erfahrungen, die wir bei der Umsetzung von Veranstaltungen auf Werksgeländen in Polen gesammelt haben, eine wertvolle Unterstützung bei der Planung des Jubiläumspicknicks auf dem Gelände des Werks in Hannover sein können.
Wir wissen, dass eine Veranstaltung in einem Produktionsbetrieb weit mehr erfordert als nur ein attraktives Programm. Entscheidend sind vor allem:
- ein effizient funktionierendes Logistiksystem,
- ein verantwortungsvolles Besuchermanagement,
- eine durchdachte Kommunikation,
- die Integration von Registrierungs- und Zugangslösungen,
- ein hohes Maß an Sicherheit,
- und zugleich die Schaffung eines Events, das für die Teilnehmenden zu einem besonderen Erlebnis wird.
Genau in diesem Arbeitsmodell liegen unsere größten Stärken.
Im Rahmen der aktuellen Gespräche
Im Rahmen der aktuellen Gespräche möchten wir Ihnen insbesondere unseren Leistungsumfang in den Bereichen Eventlogistik sowie Kommunikation mit den Teilnehmenden vor und nach der Veranstaltung vorstellen.
Planung und Vorbereitung der Veranstaltungslogistik
Wir bieten umfassende Unterstützung bei der Planung von Besucherführung und Teilnahmeprozessen auf dem Werksgelände – unter Berücksichtigung der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Betriebsablaufs.
Der Leistungsumfang kann unter anderem Folgendes umfassen:
- Planung der Ein- und Ausgänge für die Teilnehmenden,
- Organisation des Fußgänger- und Fahrzeugverkehrs,
- Konzeption von Veranstaltungszonen und Besucherwegen,
- Entwicklung eines Leitsystems zu ausgewählten Programmpunkten,
- Minimierung des Risikos von Warteschlangen und Engpässen,
- Festlegung von Zugangsregelungen für bestimmte Bereiche,
- Erarbeitung von Grundlagen für Sicherheits- und Zugangskontrollen,
- Unterstützung bei der Planung der Kapazitäten von Toren, Kontrollpunkten und sensiblen Bereichen auf dem Veranstaltungsgelände.
Unser Ziel ist es, ein Organisationsmodell zu schaffen, das den Teilnehmenden Komfort und einen reibungslosen Ablauf bietet und zugleich weder den Werksbetrieb noch die geltenden Sicherheitsvorgaben beeinträchtigt.
Kommunikation vor und nach der Veranstaltung
Ein zweiter zentraler Bereich ist die ganzheitliche Kommunikation mit den Teilnehmenden – vom ersten Informationskontakt über die Veranstaltung bis hin zu den nachgelagerten Informations-, Image- und Follow-up-Maßnahmen.
In diesem Bereich können wir unter anderem Folgendes umsetzen:
- eine dedizierte Online-Plattform als zentrales Kommunikationsmedium rund um die Veranstaltung,
- ein Registrierungs- und Teilnehmermanagementsystem,
- die Generierung und Distribution von QR-Codes,
- die Kommunikation zu Ablauf, Szenario und Teilnahmebedingungen,
- Informationen zu Anfahrt, Parkflächen und Einlasslogistik,
- die Integration mit dem Zugangssystem und den Einlasskontrollen,
- organisatorische Kommunikation vor der Veranstaltung,
- die Veröffentlichung von Materialien nach dem Event, darunter Galerien, Videos, Mitteilungen und Zusammenfassungen,
- aktivierende Teilnehmerformate wie Gewinnspiele, Foto-Module oder interaktive Informationsbereiche.
So entsteht für die Teilnehmenden ein einheitliches und klar strukturiertes Informationsökosystem, während der Veranstalter ein wirkungsvolles Instrument erhält, das sowohl den Informationsfluss als auch die operative Steuerung der Veranstaltung unterstützt.
Weitere Bereiche unserer Unterstützung
Bereiche, in denen wir deutlich mehr übernehmen können
Auch wenn wir derzeit vor allem unsere Kompetenzen in den Bereichen Veranstaltungslogistik und Kommunikation präsentieren, möchten wir betonen, dass unser Team das Projekt auch in vielen weiteren Bereichen umfassend unterstützen kann.
Picknick Attraktionen und Aktivitätsprogramm
Wir verfügen über Zugang zu einem breit aufgestellten Portfolio an Outdoor- und Picknickattraktionen für alle Altersgruppen – von Kinderbereichen bis hin zu Aktivitäten für Erwachsene und Familien.
Der polnische Eventmarkt bietet eine außergewöhnlich große Auswahl an Lösungen dieser Art. Dadurch können wir auch unter Berücksichtigung der Transportkosten ein Angebot unterbreiten, das sowohl wirtschaftlich attraktiv als auch qualitativ überzeugend ist.
Zelt und Infrastruktur
Wir bieten umfassende Infrastrukturlösungen, darunter:
- Zelt- und Leichtbauhallen,
- Eventzelte,
- Gastronomiebereiche,
- technische Backstage- und Serviceflächen,
- Überdachungen, die auf Charakter und Größenordnung der Veranstaltung abgestimmt sind.
Unsere Lösungen werden sowohl an funktionale Anforderungen als auch an die Gegebenheiten vor Ort und das Veranstaltungskonzept angepasst.
Bühne, Multimedia, Licht und Tontechnik
Im Bereich der technischen Eventproduktion verfügen wir mit eventoclock.pl über ein eigenes spezialisiertes Unternehmen.
Wir können unter anderem bereitstellen:
- Bühnenlösungen,
- LED-Screens,
- Lichttechnik,
- Beschallungssysteme,
- die vollständige technische Produktion des offiziellen und künstlerischen Veranstaltungsprogramms.
Das bedeutet für unsere Kunden mehr Kontrolle über Qualität, Terminsicherheit und die durchgängige Konsistenz der Umsetzung.
Videoproduktion, Drohnen und Event Content
Im Bereich der Bewegtbildproduktion arbeiten wir auf Basis unseres eigenen Produktionsunternehmens pixelstage.pl.
Wir können unter anderem gewährleisten:
- die videotechnische Begleitung der Veranstaltung,
- Promo- und Recap-Materialien,
- Drohnenaufnahmen,
- Content-Produktion für die interne und externe Kommunikation,
- Materialien zur Ausspielung auf Screens sowie zur Veröffentlichung nach der Veranstaltung.
Gerade bei Jubiläumsprojekten ist dies von besonderer Bedeutung: Solche Veranstaltungen sollen nicht nur reibungslos ablaufen, sondern auch professionell dokumentiert und kommunikativ nachhaltig genutzt werden.
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